No meu artigo anterior, “Revolução Digital: Como os Laboratórios de Prótese Estão Moldando o Futuro da Odontologia”, explorei como os Laboratórios de Prótese Dentária estão liderando a vanguarda da inovação tecnológica na Odontologia, baseado nas informações do Conselho Federal de Odontologia do Brasil, onde o país conta com 3.356 Laboratórios de Prótese e 409.248 Cirurgiões-Dentistas, ou seja, qualquer mudança em um Laboratório de Prótese, afeta diretamente dezenas a centenas de Dentistas, contudo, Bill Gates ao dizer: “A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada nos negócios é que a automação aplicada a uma operação eficiente aumentará a eficiência. 

 

A segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente aumentará a ineficiência”, nos lembra de uma verdade essencial: a tecnologia só é tão boa quanto a eficiência da operação a que se aplica. Resumindo, para realmente aproveitar o poder da tecnologia, devemos primeiro refinar nossos processos e na minha visão, não existem processos mais perfeitos que os da natureza, então, se inspirando nas leis da natureza, podemos entender melhor como aplicar metodologias ágeis para alcançar melhor fluidez nos processos e alcançar os melhores resultados com a utilização de fresadoras, impressoras 3D e scanners em um Laboratório.

 

A dinâmica de fluidos nos ensina que o caminho mais eficiente entre dois pontos nem sempre é uma linha reta, mas sim o caminho que oferece a menor resistência. Imagine um rio que flui suavemente sobre pedras e através de paisagens variadas; ele se adapta continuamente ao ambiente, mantendo um fluxo constante e eficiente. 

 

Este movimento eficiente e adaptativo é o coração da dinâmica de fluidos, e é também a essência das metodologias ágeis como Scrum, Kanban, FIFO e Lean, que podem facilmente ser aplicadas em um Laboratório de Prótese. Essas metodologias não buscam simplesmente acelerar o trabalho, elas procuram tornar o fluxo de trabalho mais natural e adaptado às condições em constante mudança, tal como um rio que encontra seu caminho através do terreno mais favorável.

 

Na maioria dos Laboratórios, práticas como o uso de caixinhas coloridas para organizar o trabalho, ordens de serviço em papel recheadas de detalhes e a gestão manual do comissionamento são bastante comuns. Cada técnico tem a liberdade de rearranjar essas caixas em sua própria estação de trabalho, o que pode parecer flexível e eficiente inicialmente, mas frequentemente resulta em confusão e uma falta de padronização que compromete o fluxo de trabalho, tornando o Laboratório eficiente individualmente e ineficaz como um todo. Eficácia em um Laboratório de Prótese é entregar o trabalho no prazo prometido, com a qualidade esperada, sem repetições e ajustes.

 

Exemplo prático de um quadro Kanban seguindo a metodologia FIFO no Lab2go

 

Duas metodologias ágeis são importantes para combater este problema, primeiro o Kanban originário do sistema de produção da Toyota, é uma metodologia que usa a visualização para gerenciar o fluxo de trabalho, assim como um cartógrafo mapeia um rio. Visualizando cada etapa do processo, desde a concepção até a conclusão, o Kanban ajuda a identificar onde o fluxo é interrompido ou onde é demasiadamente rápido, permitindo ajustes precisos que mantêm o trabalho fluindo de maneira constante e eficiente. 

 

Já a metodologia FIFO, ou First In, First Out, é um princípio de gestão de processos que assegura que os itens que entram primeiro em um sistema são os primeiros a serem processados ou concluídos. Este método é amplamente utilizado em diversos setores para gerenciar inventário, trabalho em progresso e outros processos sequenciais, no contexto de um Laboratório de Prótese, aplicar a metodologia FIFO significa que as ordens de trabalho recebidas primeiro são as primeiras a serem produzidas. 

 

Isso assegura que não haja atrasos desnecessários para os pedidos que chegaram mais cedo, mantendo uma linha de produção organizada e eficiente. Tal como a água do rio que não salta adiante de sua fonte natural, cada caixinha de trabalho flui através do Laboratório em uma sequência lógica e ordenada.

Ao implementar a metodologia FIFO juntamente com o sistema Kanban em um Laboratório de Prótese, pode-se efetivamente aplicar o princípio da Equação da Continuidade, que na dinâmica de fluidos assegura que a quantidade que entra é igual à que sai, mantendo um fluxo constante. Com FIFO, os trabalhos são processados na ordem em que são recebidos, garantindo uma sequência lógica e contínua que evita acúmulos e atrasos. Paralelamente, Kanban visualiza este fluxo através de um quadro com colunas representando diferentes estágios do processo, como “Para Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”, facilitando a identificação e correção de gargalos. Limitar o trabalho em progresso conforme princípios Kanban assegura que não haja sobrecarga em nenhuma etapa, garantindo que a entrada e saída de trabalhos se mantenha equilibrada e alinhada com a capacidade de produção do Laboratório. Juntas, essas metodologias promovem um equilíbrio eficiente entre as tarefas que entram e as que são completadas, mantendo a produção fluida e contínua, similar ao fluxo ininterrupto de um rio.

 

 

Já reparou o tanto que é rotineiro que trabalhos sejam iniciados mesmo com informações incompletas? Isso eleva o risco de erros e a necessidade de correções futuras. 

 

A metodologia Scrum, por exemplo, permite que as equipes de Laboratório operem em sprints, pequenos ciclos de trabalho que são adaptativos e receptivos às mudanças de demanda e prioridade. Assim como a água em um rio responde a mudanças no relevo, o Scrum responde às mudanças no ambiente de trabalho, permitindo ajustes rápidos que melhoram a produtividade e a qualidade do resultado.

 

No Scrum, antes de cada sprint, realiza-se uma reunião de planejamento onde o scrum master, junto com o Product Owner, revisa o backlog do produto para selecionar e definir claramente o trabalho que será realizado no próximo sprint. Durante esta fase, é crucial que todas as informações necessárias para completar as tarefas selecionadas sejam verificadas e esclarecidas. Isso garante que o trabalho que entra no “sprint” tenha informações completas, minimizando o risco de erros e a necessidade de correções posteriores. 

 

Falei grego né? Traduzindo para o Laboratório, os sprints são o planejamento e produção de cada trabalho, o scrum master é o gerente de produção, o product owner é o responsável pela triagem técnica e planejamento do Laboratório e o backlog são as informações na ordem de serviço, portanto, ao implementar o Scrum e alinhá-lo com a abordagem da Equação da Continuidade, um Laboratório de Prótese pode melhorar significativamente sua eficiência e qualidade de produção, garantindo que cada tarefa iniciada tenha um caminho claro e informações completas para ser executada corretamente, evitando interrupções e maximizando o uso de recursos.

 

Outro problema comum é a diversidade de plataformas como Dropbox, WeTransfer, WhatsApp, Sirona Connect Case Center, 3Shape Communicate Portal, My iTero, Meddit Link, entre outras exclusivas de scanners intraorais, que pode fragmentar e reduzir ainda mais a eficiência do processo, pois embora seja conveniente para o Dentista enviar seus escaneamentos diretamente da plataforma do scanner, essa prática resulta em uma carga operacional elevada para o Laboratório, que pode acabar gerenciando mais de dez plataformas diferentes para atender a diversos Dentistas, sem ter a capacidade de especificar claramente as informações necessárias para a execução adequada do trabalho.

 

O Princípio de Menor Ação, um conceito da física que sugere que a natureza opera de maneira a usar a menor quantidade de energia possível, pode ser aplicado para otimizar o processo de transferência e gestão de dados. Isso pode ser feito desenvolvendo ou adotando um software ou sistema que integre automaticamente as informações do Laboratório, para isso, sempre recomendo o Lab2go, que reduz significativamente o esforço manual necessário para gerenciar as informações, alinhando-se com o Princípio de Menor Ação ao minimizar o trabalho e a energia despendida.

 

 

 

Esses processos, embora à primeira vista pareçam representar o caminho mais direto entre a entrada do trabalho e sua expedição, como vimos, em uma análise mais profunda sugere que há rotas menos resistentes que poderiam proporcionar um fluxo mais suave e eficaz. 

 

A metodologia Lean é uma abordagem focada na eliminação de desperdícios e na melhoria contínua dos processos para aumentar a eficiência e maximizar o valor para o cliente, semelhante à como o rio corta seu próprio caminho, removendo obstáculos desnecessários que impedem seu fluxo suave. 

 

Originária assim como o Kanban, do Sistema Toyota de Produção, essa filosofia opera com a ideia de que todas as atividades que não adicionam valor ao produto ou serviço devem ser removidas. Na prática, isso significa analisar e refinar continuamente cada etapa do processo de produção, desde a concepção até a entrega, para garantir que apenas as operações essenciais que contribuem diretamente para as necessidades do cliente sejam mantidas. Este enfoque não apenas aumenta a eficiência, mas também melhora a qualidade do produto final, ao mesmo tempo que reduz custos e aumenta a satisfação do cliente.

 

No contexto de um Laboratório de Prótese, por exemplo, a implementação do Lean poderia envolver a revisão de como as ordens são processadas, assegurando que qualquer tarefa redundante ou desnecessária seja eliminada. Isso poderia incluir a digitalização de processos de pedido para reduzir a papelada e evitar erros manuais, a diminuição de envios de trabalhos para prova, a ida e volta para o setor de gesso, ou a reorganização do layout do Laboratório para otimizar o fluxo de trabalho e reduzir o tempo de movimentação. Ao adotar essas mudanças, o Laboratório poderia não apenas operar mais suavemente, mas também responder mais rapidamente às exigências dos clientes, entregando produtos de alta qualidade de maneira mais eficiente e consistente.

 

Aplicando esses princípios ágeis, os Laboratórios podem evitar o destino do “Laboratório Frankenstein”, que se apressa em adotar novas tecnologias sem uma compreensão clara de como elas se encaixam em seus processos existentes. Você pode saber mais sobre isso ouvindo o episódio 118 do meu podcast “Laboratório Frankenstein”. Como muitos Laboratórios enfrentam a escassez de mão de obra qualificada e desafios operacionais, é crucial que a transição para o digital seja gerenciada com cuidado, garantindo que cada nova tecnologia ou processo seja integrado de maneira que verdadeiramente melhore a capacidade produtiva e a qualidade de vida de todos os envolvidos.

 

Portanto, antes de embarcar na jornada da automação, cada Laboratório de Prótese deveria realizar uma análise profunda de suas operações, seja sozinho, estudando tudo que a natureza e as metodologias ágeis podem te ensinar, ou contratando uma empresa especializada neste tipo de serviço, por exemplo, a K2go. Esta análise, combinada com uma compreensão das leis da natureza, irá equipar os Laboratórios para integrar as metodologias ágeis de maneira que realmente transformem seus processos, assegurando que a automação aumente a eficiência e não o contrário. A transição para o digital, portanto, deve ser uma jornada cuidadosamente planejada, inspirada pela sabedoria da natureza, para garantir um futuro em que tecnologia e eficiência operacional caminham lado a lado.

 

Para solidificar a importância da inovação e agilidade nos Laboratórios de Prótese, um exemplo concreto é o caso do Laboratório Carmo Oral Design, que se transformou significativamente após uma consultoria com minha equipe na K2go. Implementando o sistema Lab2go para gerenciamento de produção e comunicação com Dentistas, este Laboratório aplicou as metodologias ágeis discutidas anteriormente, resultando em uma redução dramática do tempo de entrega de serviços — de 15 a 18 dias para apenas 4 dias. Além disso, o Laboratório reduziu sua equipe de 12 para 3 pessoas, mantendo a lucratividade e permanecendo como um dos Laboratórios com os preços mais altos da região.

 

Este estudo de caso ilustra como a adoção de práticas ágeis e a utilização de ferramentas adequadas podem levar a ganhos substanciais de eficiência e satisfação do cliente. Ao focar em materiais de alta qualidade e redefinir o público-alvo, o Laboratório Carmo Oral Design otimizou suas operações para atender melhor às demandas do mercado, reduzindo o lead time e fortalecendo a relação com seus clientes. A estratégia de fidelização implementada, diferenciando os prazos de entrega com base no método de envio do pedido (prazo de 5 dias nos pedidos via app ou prazo de 10 dias nos pedidos de papel), não só maximizou a eficiência operacional, mas também reforçou a importância do relacionamento com o cliente. Esses esforços mostram como pensar fora da caixa e mudar a cultura do Laboratório podem ter efeitos positivos não apenas para técnicos e Dentistas, mas principalmente para os pacientes. 

 

 

Em uma era dominada pela necessidade de Laboratórios ágeis, a questão que se impõe é: até quando você continuará aderindo a métodos tradicionais quando o mundo ao seu redor está evoluindo rapidamente?