Separamos 10 dicas para te ajudar nesse assunto
Quando se trata de reduzir cancelamentos e não comparecimentos, existem protocolos semelhantes, mas diferentes, para novos pacientes, pacientes que precisam ser reabilitados, pacientes atrasados, pacientes agendados para cirurgia e pacientes que interromperam sua consulta para cirurgia.
1. Converse com os pacientes
Apesar de toda a maravilhosa tecnologia disponível para os consultórios odontológicos, o passo mais importante para manter os não comparecimentos e os cancelamentos baixos é conversar, enquanto eles estão no consultório para garantir que sejam informados sobre os efeitos negativos em sua saúde bucal e geral se eles não avançam com seu tratamento ou cuidados.
2. Atribuir confirmação a um membro da equipe para responsabilidade
Esse membro da equipe deve ter excelentes habilidades de comunicação e estar com o ouvido “sintonizado” nas frases de falta de compromisso dos pacientes.
3. Descubra se os pacientes preferem ser contatados por texto, e-mail ou telefone
As mensagens de texto são o método preferido, pelo menos para os pacientes dos meus clientes. Use um cartão postal apenas se o paciente solicitar. (Observação: sei que alguns dentistas e consultores discordam sobre o uso de cartões postais. Tudo o que posso dizer é o que estamos descobrindo que funciona com nossos clientes, especialmente para novas práticas.)
4. Mantenha o cronograma básico para confirmação de compromissos
Idealmente, isso é 3-3-1: três semanas, três dias e um dia, a menos que um paciente lhe diga o oposto.
5. Saiba que certos tipos de pacientes devem ser confirmados diretamente
- Aqueles que já quebraram um compromisso.
- Jovens; as pessoas mais velhas costumam ser mais confiáveis.
- Aqueles que não praticam há algum tempo.
- Um pai ou cônjuge marcando a nomeação para um filho adulto ou seu cônjuge.
Nota: Para pacientes crônicos com consultas interrompidas (pelo menos três consultas interrompidas, ou alguém que não se arrepende após a segunda consulta interrompida), dispensá-los ou apenas permitir que eles estejam em sua lista de chamadas curta.
6. Tenha uma lista de chamadas curta e ativa
Isso permite que você tampe quaisquer buracos em sua programação. Saiba mais sobre esse método em “Para aumentar a produção, crie uma lista de chamadas curtas”.
7. Lembre-se de quando fazer o lembrete
Para uma consulta cirúrgica, lembre o paciente um dia antes, a menos que a consulta seja marcada com bastante antecedência, caso em que é 3-3-1.
8. Dê as boas-vindas a novos pacientes diretamente
Um telefonema do dentista para dar as boas-vindas aos novos pacientes ao consultório é um gesto amigável que também lhe ajudará bastante.
9. Se um paciente não aparecer, ligue para ele imediatamente
Se você não conseguir falar com ele, avise que tentará novamente em uma semana. Repita uma semana depois, se necessário. Se ainda não houver resposta, coloque-os em lembretes automáticos usando sua forma de comunicação preferida.
10. Use o julgamento para acompanhamento
Depois de aproximadamente um mês sem que alguém responda, continue a fazer ligações com base no seu conhecimento de um paciente sem se tornar desagradável ou parecer desesperado. A quantidade de chamadas que você faz deve basear-se no que você sabe sobre um paciente. Você não deve ficar repetindo quantas vezes você liga, ou seja, se você sabe que o paciente está fora do país por algumas semanas, está doente, ou qualquer que seja o caso.
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